Functieprofiel Vertrouwenscontactpersoon

FUNCTIEPROFIEL VERTROUWENSCONTACTPERSOON ONGEWENSTE OMGANGSVORMEN

1. Waarom een vertrouwenscontactpersoon(=VCP)?

In elke sportclub krijgen sporters te maken met ongewenste onderlinge omgangsvormen, zowel van medeleden als van coaches/trainers of leden van het bestuur.
Het oogmerk van het vertrouwenscontactpersoon is om bij te dragen aan een organisatiecultuur en een omgeving waarin sporters optimaal kunnen functioneren en zich veilig voelen om het beste te geven voor All in. De VCP behartigt het belang van de leden als onderdeel van de organisatie.
De VCP richt zich erop melders van ongewenst gedrag te ondersteunen en te helpen bij het de-escaleren en het beëindigen van het als ongewenst ervaren gedrag. Opvang en het meedenken over de oplossing zijn daarbij het doel, evenals het bijdragen aan herstel van de geschonden verbinding tussen melder en veroorzaker. De VCP begeleidt de sporter bij een eventuele klachtenprocedure. De melder van het ongewenst gedrag blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het oplossen van zijn probleem. Na beëindiging van het als ongewenst ervaren gedrag, verleent de VCP nog enige tijd nazorg.

2. Wat is een VCP? (functie)

De VCP is een lid van All In (interne vertrouwenspersoon) of een door All In aangestelde derde (externe vertrouwenspersoon). Leden van All In die grensoverschrijdend gedrag ervaren, kunnen deze VCP op vertrouwelijke basis benaderen voor een luisterend oor, advies en bijstand. Naam en telefoonnummer staat op de website van All In.
De primaire rol van de VCP ligt in de opvang en begeleiding van leden die ongewenst gedrag (hebben) ervaren. Maar daarnaast is zij of hij binnen All In ook van betekenis voor de voorlichting over grensoverschrijdend gedrag binnen de club en voor gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur over het stellen en handhaven van gedragsnormen.
Zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid kenmerken het werk van de VCP. Uit de aard van de functie volgt dat de VCP een geheimhoudingsplicht heeft en een intern verschoningsrecht. Hij/zij is alleen verantwoording schuldig aan het hoogste gezag van het bestuur en legt geen inhoudelijke verantwoording af aangaande individuele gevallen.
Indien een lid van All In melding wilt maken van een ongewenste omgangsvorm en hiervoor niet naar de VCP wil gaan voor ondersteuning, dat is het ook mogelijk naar een externe VCP te gaan.
Vertrouwenspunt sport 0900-2025590 (=gratis)

3. Wat doet de VCP? (taken)

Er zijn drie hoofdtaken te onderscheiden van de VCP ongewenste omgangsvormen.

  1. Opvangen, begeleiden en informeren van de leden.
  2. Voorlichten, informeren en inspireren van het bestuur.
  3. Adviseren van bestuur.

Deze lijst van taken en acties is een leidraad voor de VCP om in een gesprek met het bestuur zijn /haar functie binnen All In concreet vorm te geven.

  1. Opvangen, begeleiden en informeren van de leden
    – Opvang en eerste aanspreekpunt zijn voor leden die ongewenste omgangsvormen ervaren. Luisteren naar en begeleiden van de melder op onderwerpen als discriminatie, intimidatie, agressie, pesten, seksuele intimidatie en grensoverschrijdend gedrag bij conflicten met als doel bij te dragen aan beëindiging van het ongewenst gedrag, de-escalatie van het conflict en het verbinden van de betrokken partijen.
    – Doorverwijzen naar professionele hulpverleners en juridisch adviseurs, als de melding de rol van de VCP overstijgt of andere zaken betreft dan ongewenste omgangsvormen.
    – Nazorg bieden aan melder en zorgen dat de klacht goed is afgehandeld.
  2. Voorlichten, informeren en inspireren van het bestuur.
    – Uitleg geven over ongewenste omgangsvormen en de rol van de VCP aan de leden. De VCP maakt zich actief bekend binnen All In.
    – Voorlichting geven over preventie van ongewenst grensoverschrijdend gedrag en bevorderen van goed gedrag binnen All In aan leden, ouders van leden, trainers/coaches èn bestuur.
  3. Adviseren van bestuur.
    – Tijdens de jaarlijkse ALV met leden van All In geeft de VCP samenvatting over de activiteiten van het afgelopen jaar. Hierbij wordt niet inhoudelijk ingegaan om een melding.
    – De VCP is alert op signalen over de sociale veiligheid bij All In. Hij/zij adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd – en altijd in geanonimiseerde vorm – over sfeer, sportklimaat en (on)gewenste omgangsvormen als meldingen daartoe aanleiding geven. Hij/zij reikt zo mogelijk concrete suggesties ter verbetering aan of denkt daarover mee.

4. Wat wordt er gevraagd van een VCP? (bevoegdheden)

De VCP functioneert autonoom zonder last of ruggespraak. Hij/zij legt minimaal één keer per jaar geanonimiseerd verantwoording af aan het bestuur, welke tevens wordt gecommuniceerd met de leden bij de ALV. De verslaglegging is niet terug te voeren op individuele medewerkers.
De VCP is niet verantwoordelijk voor het sportklimaat, de sfeer en de (on)gewenste omgangsvormen op het sportveld. Veel meer is hij/zij de thermometer van de organisatie die aan bestuur aangeeft:

  • wat hij/zij weet dat speelt vanuit de casuïstiek die hij/zij van melders hoort
  • wat hem/haar vanuit zijn/haar kennis van ongewenste omgangsvormen opvalt en wat dit betekent voor de veiligheid en het sportplezier van de leden
  • welke gevolgen dit voor de sportclub kan hebben
  • welke maatregelen het bestuur in dezen zou kunnen nemen.
  • de VCP is in bezit van een Verklaring omtrent gedrag.

De informatie waarover de VCP beschikt, is vertrouwelijk, tenzij er wettelijke verplichtingen zijn die de geheimhoudingsplicht van de VCP doorbreken. De VCP maakt de melder bekend met dit voorbehoud.
De functie van VCP is onverenigbaar met het lidmaatschap van een klachtencommissie, indien deze in de toekomst nog ontstaat. Ook is de VCP geen trainer of coach binnen All In.

5. Wie is de VCP?

1. Kwaliteiten

De VCP is toegankelijk, empathisch en heeft daarnaast de nodige dosis lef. Is een onafhankelijk en strategisch denker die in staat is de verschillende belangen te onderscheiden, in conflictueuze situaties te opereren en die afstand kan houden van de casuïstiek. Heeft een goed gevoel voor gedrag van kinderen en diens ouders, voor onderlinge verhoudingen binnen een sportclub en doorgrondt situaties die ongewenste omgangsvormen kunnen veroorzaken. Hij/zij kan oordeelvrij doorvragen naar het doel van de melder en de wegen die de melder zou willen bewandelen. De VCP moet hiervoor beschikken over een goed reflectievermogen en in staat zijn om goede heldere feedback te geven. Hij/zij is bestand tegen omgevingsdruk en houdt zich nauwgezet aan sociale, ethische en professionele normen en waarden.

2. Vaardigheden

Voor een succesvolle uitvoering van het vertrouwenswerk moet een VCP goed kunnen luisteren en kunnen zwijgen. Integriteit, betrouwbaarheid en communicatieve vaardigheden zijn cruciaal, evenals organisatiesensitiviteit en strategisch inzicht. Hij/zij reflecteert op eigen gedrag en standpunten en kan een bijdrage leveren aan het reflecteren van anderen op het gedrag en de omgang met elkaar. Hij/zij kan indien gewenst een geanonimiseerd verslag schrijven en aanbevelingen doen aan het bestuur van All In. De VCP beheerst signalerings- en adviesvaardigheden en heeft het analytisch vermogen om beleidsmatige adviezen te geven omtrent integriteit, gezondheid en veiligheid. De VCP moet in staat zijn om overtuigende, heldere presentaties te geven.

3. Kennis

De VCP heeft inzicht in sociale verschijningsvormen als discriminatie, geweld en agressie, (seksuele) intimidatie, pesten en conflicten. Hij/zij heeft kennis van klachtenprocedures. Hij/zij kent zijn/haar bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen All In waarin de functie wordt uitgeoefend. Om deze vaardigheden te blijven ontwikkelen is het noodzakelijk dat de VCP op de hoogte blijft van nieuwe ontwikkelingen d.m.v. inhoudelijke literatuur en zonodig het volgen van trainingen en intervisie.

6. Wat heeft de VCP nodig? (voorwaarden voor het functioneren)

1. Commitment
Betrokkenheid en steun van het bestuur van All In bij het werk van de VCP is onontbeerlijk. All In heeft een beleid waarin ongewenste omgangsvormen, klachtenregelingen en gedragscodes zijn opgenomen. De aanwezigheid en de rol van de VCP wordt binnen All In breed gecommuniceerd.
2. Faciliteiten
De VCP moet over adequate faciliteiten en middelen beschikken. Het hebben van een toegankelijke ruimte waar melders naar toe kunnen voor een vertrouwelijk gesprek is belangrijk voor het waarborgen van de privacy. De VCP wordt door het bestuur voorzien van alle relevante persoonsgegevens die hij/zij nodig heeft voor het uitoefenen van zijn/haar functie. Bij afwezigheid van de VCP is de VCP bereikbaar of is er een vervangingsregeling.
3. Bescherming
Overeenkomstig de rechtsbescherming, worden ook ten aanzien van een (gewezen) VCP als gevolg van zijn/haar activiteiten als VCP geen besluiten genomen met nadelige gevolgen voor diens rechtspositie. Het bestuur van All In draagt daar zorg voor.